Świadectwo energetyczne online zamówisz bez wychodzenia z domu i bez wizyty audytora — wystarczy formularz z danymi o nieruchomości i zdjęcie budynku, bez projektu budowlanego i innych urzędowych dokumentów. Dokument jest potrzebny przy sprzedaży (przekazujesz go kupującemu przy akcie notarialnym), przy wynajmie, a w przypadku nowego budynku — przy zawiadomieniu o zakończeniu budowy. Świadectwo sporządzone zdalnie powstaje w tym samym systemie, ma ten sam wzór i ten sam numer wpisu do rejestru co dokument od audytora, który przyjechał na miejsce: każde świadectwo w Polsce generuje się w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków prowadzonym przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii (Centralny Rejestr MRiT). Poniżej znajdziesz listę danych do przygotowania, przebieg zamówienia, ceny i odpowiedź na pytanie, czy notariusz przyjmie taki dokument.
Co będzie potrzebne przed zamówieniem
Projekt budowlany, pozwolenie na budowę ani dokumentacja techniczna nie są wymagane. Audytor potrzebuje danych o lokalu lub domu: każde pytanie formularza odpowiada jednej pozycji w bilansie cieplnym, czyli w rachunku, ile ciepła ucieka przez ściany, okna i wentylację, a ile musi dostarczyć ogrzewanie. Najważniejsze z nich:
| Dane | Wymagane? | Gdzie je znajdziesz | Do czego służą w obliczeniach |
|---|---|---|---|
| Adres i rodzaj nieruchomości (mieszkanie, dom, lokal użytkowy) | tak | akt notarialny | adres trafia do rejestru; rodzaj decyduje o wzorze: świadectwo budynku albo części budynku |
| Powierzchnia użytkowa | tak | akt notarialny, księga wieczysta, decyzja o podatku od nieruchomości | wszystkie wskaźniki w świadectwie liczy się na 1 m² |
| Rok oddania budynku do użytkowania | tak | tabliczka na budynku, wspólnota lub spółdzielnia | gdy brak danych o przegrodach, pozwala przyjąć wartości typowe dla epoki |
| Rodzaj ogrzewania i ciepłej wody | tak | rachunki, tabliczka kotła, umowa z ciepłownią | najsilniej wpływa na wynik — wyjaśnienie poniżej |
| Okna i ściany zewnętrzne: materiał, docieplenie, rok wymiany okien | tak | oględziny, informacja ze wspólnoty o termomodernizacji | na ich podstawie audytor wylicza współczynnik U przegród |
| Zdjęcie budynku | tak | robisz telefonem | trafia na pierwszą stronę świadectwa i pozwala zweryfikować opis |
| Projekt budowlany, pozwolenie na budowę | nie | — | — |
Formularz pyta też o wentylację, wysokość pomieszczeń, położenie mieszkania w budynku, balkony i instalacje OZE. Pełną listę z wyjaśnieniem, po co audytorowi każda pozycja, omawiamy w materiale Jakie dokumenty są potrzebne do wykonania świadectwa energetycznego mieszkania?
Nie znasz części danych? Formularz w wielu miejscach przewiduje odpowiedź „nie wiem", a audytor przyjmuje wtedy wartości typowe dla wieku i typu budynku. Przepisy dopuszczają oparcie świadectwa na inwentaryzacji techniczno-budowlanej, gdy dokumentacji brak (art. 7 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków).
Nie chcesz się w tym rozeznawać? Za dodatkową opłatą zbierzemy dane sami: zwrócimy się do spółdzielni lub zarządcy o informacje o budynku — termomodernizacji, wymianie okien, instalacji i dostawcy ciepła. Spółdzielnia ma obowiązek przekazać kopię świadectwa budynku albo dokumentację techniczną bezpłatnie, w ciągu 14 dni od wniosku (art. 9 ust. 2). Wariant można połączyć z trybem ekspresowym, ale termin realizacji liczy się od chwili, gdy zarządca przekaże dane — czasem tego samego dnia, czasem po kilku dniach.
Dlaczego rodzaj ogrzewania jest tak ważny? Kluczowy wskaźnik świadectwa, EP (zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną), mówi, ile „surowej" energii z natury trzeba zużyć, żeby Twój dom funkcjonował — razem ze stratami w elektrowni czy ciepłowni. Im niższy, tym lepiej. Liczy się go, mnożąc energię dostarczoną do budynku przez współczynnik przypisany do paliwa:
| Źródło ciepła | Współczynnik nakładu wᵢ |
|---|---|
| Prąd z sieci (grzałki, piece elektryczne, pompa ciepła) | 2,50 |
| Ciepło sieciowe z ciepłowni węglowej | 1,30 |
| Ciepło sieciowe z ciepłowni gazowej lub olejowej | 1,20 |
| Kocioł w budynku: gaz, olej, węgiel | 1,10 |
| Ciepło sieciowe z kogeneracji (węgiel lub gaz) | 0,80 |
| Biomasa (np. drewno, pellet) | 0,20 |
| Energia słoneczna, wiatrowa, geotermalna | 0,00 |
Dane: rozporządzenie MRiT z 28.03.2023, Dz.U. 2023 poz. 697, tabela 1
Przy tej samej ilości energii dostarczonej do budynku mnożnik 2,50 zamiast 1,10 daje ponad dwukrotnie wyższe EP. Dlatego to pole formularza wymaga największej staranności.
Kluczowa statystyka
62,6% energii zużywanej w polskich gospodarstwach domowych idzie na ogrzewanie pomieszczeń.
Dane: GUS, „Zużycie energii w gospodarstwach domowych w 2024 r."Z praktyki inżyniera
Najczęstsza korekta, którą wprowadzam po weryfikacji formularza, dotyczy mieszkań z ciepłem sieciowym. Właściciel zaznacza „c.o. z sieci", ale nie wie, skąd to ciepło pochodzi — a dla kogeneracji współczynnik wynosi 0,80, dla ciepłowni węglowej 1,30. To ponad 60% różnicy w EP dla tego samego mieszkania. Od 28 kwietnia 2023 r. pierwszeństwo ma wartość podana przez dostawcę ciepła, a tabela domyślna obowiązuje dopiero wtedy, gdy dostawca jej nie udostępnia. Dlatego proszę o nazwę ciepłowni lub skan rachunku — albo, w wariancie z dopłatą, sam pytam o to spółdzielnię — i sprawdzam wskaźnik dostawcy, zamiast przyjmować wartość „z tabeli".
Co dzieje się po złożeniu zamówienia
1. Wypełniasz formularz (15–20 minut). Wpisujesz dane z tabeli powyżej i dołączasz zdjęcie budynku. Rzut lokalu nie jest wymagany, ale skraca weryfikację. Jeśli wybierzesz wariant z dopłatą, podajesz tylko dokładny adres mieszkania i dane kontaktowe do spółdzielni lub zarządcy — resztę ustalamy sami.
2. Audytor weryfikuje dane i sporządza świadectwo. Osoba uprawniona sprawdza spójność danych i wykonuje obliczenia. Świadectwo dla sprzedaży lub najmu liczy się zwykle metodą obliczeniową, czyli dla standardowego sposobu użytkowania i standardowej pogody — dlatego wynik pozwala porównywać budynki, ale nie przewiduje Twojego rachunku za ogrzewanie (objaśnienie 13 do wzoru świadectwa). Dokument powstaje bezpośrednio w systemie Centralnego Rejestru MRiT i automatycznie otrzymuje numer (art. 4 ust. 3 i art. 35 ustawy).
3. Otrzymujesz PDF z numerem wpisu do rejestru. Plik jest opatrzony numerem nadanym w rejestrze oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym audytora (art. 5 ustawy). Znajdziesz w nim wskaźniki EU, EK i EP, emisję CO₂, udział odnawialnych źródeł energii, porównanie EP z wymaganiem dla nowego budynku oraz zalecenia poprawy charakterystyki energetycznej budynku (art. 10).
Kluczowa statystyka
Mediana EP świadectw całych budynków wynosi 91,0 kWh/(m²·rok), a lokali 99,9 kWh/(m²·rok). Nowy dom jednorodzinny musi mieć najwyżej 70 kWh/(m²·rok), a budynek wielorodzinny 65 kWh/(m²·rok).
Dane: rejestr CHEB, wykaz 12.2025; obliczenia własneWynik powyżej wymagania dla nowego budynku nie oznacza „oblania" świadectwa. Dla istniejących budynków to informacja, a nie warunek sprzedaży czy najmu.
Ile kosztuje i jak długo czeka się na świadectwo
Ceny i dostępne terminy znajdziesz w cenniku powyżej. Tryb ekspresowy (dla mieszkania do 6 godzin roboczych) ma sens, gdy termin aktu notarialnego lub podpisania umowy najmu jest już ustalony.
Świadectwo jest ważne 10 lat od dnia sporządzenia (art. 14 ust. 1 ustawy). Traci ważność wcześniej, jeżeli w wyniku robót budowlano-instalacyjnych zmieni się charakterystyka energetyczna budynku lub lokalu (np. po dociepleniu, wymianie okien lub źródła ciepła) — art. 14 ust. 2. Nowe świadectwo jest wtedy potrzebne dopiero przy kolejnej sprzedaży lub najmie.
Kluczowa statystyka
W wykazie centralnego rejestru z grudnia 2025 r. jest 1 721 097 świadectw wystawionych od 05.09.2023 do 08.12.2025.
Dane: rejestr CHEB, wykaz 12.2025; obliczenia własneCzy świadectwo online jest tak samo ważne jak od lokalnego audytora?
Tak. Liczy się wpis do rejestru, a nie sposób zebrania danych. Ustawa z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 101) nakazuje sporządzać każde świadectwo w systemie Centralnego Rejestru MRiT, a rozporządzenie MRiT z 28 marca 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 697) ustala jeden wzór — z numerem świadectwa, numerem wpisu sporządzającego do wykazu i jego oświadczeniem.
| Kryterium | Świadectwo online | Świadectwo z wizytą audytora |
|---|---|---|
| Podstawa prawna i wzór | ustawa z 2014 r. + rozporządzenie z 2023 r. | to samo |
| Gdzie powstaje dokument | Centralny Rejestr MRiT | Centralny Rejestr MRiT |
| Kto sporządza | osoba wpisana do wykazu uprawnionych | osoba wpisana do wykazu uprawnionych |
| Źródło danych | dokumentacja, zdjęcia, dane od właściciela | dokumentacja i oględziny na miejscu |
| Forma | PDF z podpisem elektronicznym | PDF albo papier z podpisem osobistym |
| Ważność | 10 lat | 10 lat |
| Akt notarialny, umowa najmu | honorowane | honorowane |
Online nie jest jednak rozwiązaniem dla każdego budynku. Wizja lokalna ma przewagę, gdy dom był wielokrotnie rozbudowywany, ma kilka źródeł ciepła albo nie istnieje żadna dokumentacja, a właściciel nie potrafi opisać ścian i instalacji. Wtedy audytor zdalny i tak poprosi o szczegółowe zdjęcia — albo zarekomenduje oględziny.
Z praktyki inżyniera
Sporządzam świadectwa jako osoba wpisana do wykazu MRiT pod nr 44399 — ten numer znajduje się na ostatniej stronie każdego mojego świadectwa. Zanim komukolwiek zapłacisz za certyfikat energetyczny, sprawdź dwie rzeczy. Przed zamówieniem: czy sporządzający figuruje w wykazie osób uprawnionych (rejestrcheb.mrit.gov.pl/rejestr-uprawnionych). Po otrzymaniu PDF: czy numer świadectwa widnieje w wykazie świadectw — od 28.04.2023 r. widać tam adres, datę wystawienia, termin ważności i wskaźniki. Dokument wygenerowany poza rejestrem nie jest świadectwem, a jego sporządzenie podlega karze grzywny (art. 41 ust. 1 pkt 2). Jedna uwaga praktyczna: z rejestru nie pobierzesz kopii świadectwa, więc PDF przechowuj sam.
Podstawa prawna i źródła: ustawa z 29.08.2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (Dz.U. 2024 poz. 101); rozporządzenie MRiT z 28.03.2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 697); MRiT, „Pytania i odpowiedzi" (30.08.2023); centralny rejestr charakterystyki energetycznej budynków, wykaz świadectw (12.2025); GUS, „Zużycie energii w gospodarstwach domowych w 2024 r."
